Verslo valdymo sistemos nauda augančioms įmonėms

Kai verslas sekasi, augant įmonei, didėjant gamybos ir pardavimų apimtims, galiausiai prieinamas tas taškas, kai nebesigauna suvaldyti įmonėje vykstančių procesų iki tol naudotomis priemonėmis – Excelio lentelėmis, skambučiais, rašteliais ir elektroniniais laiškais. Kasdien gaunate klientų užklausas, atsakinėjate į laiškus ir skambučius, ruošiate komercinius pasiūlymus, priimate užsakymus, parduodate prekes arba perduodate užsakymus gamybai, išrašote sąskaitas-faktūras, sekate jų apmokėjimus. Ir tai dar ne viskas – fiksuojate klientų skundus, garantinius atvejus, organizuojate remontą, prekių grąžinimą arba keitimą. Taip pat patys vykdote paslaugų ir žaliavų pirkimus, sekate sandėlio likučius. Planuojate darbuotojų darbą, užsakymų vykdymo terminus. Net jei savo veikloje jau naudojate kažkokią klientų ryšių valdymo (CRM) ir eile kitų programų, tikriausiai jau supratote, kad jų nebepakanka, nes tarp jų nėra tarpusavio ryšio. Neturint patogių darbo organizavimo priemonių, toks didelis duomenų srautas galiausiai ima virsti chaosu, vėlavimais ir kitomis brangiomis klaidomis, griaunančiomis produktyvų darbą ir trukdančiomis plėtrai. O jei dar koks svarbesnis darbuotojas išėjo iš darbo… Vienintelė išeitis – verslo valdymo sistema (angl. ERP – Enterprise Resource Planning), kitaip dar vadinama įmonių išteklių planavimo sistema. Tai viena bendra programa, leidžianti efektyviai valdyti visus verslo etapus. Būtina suprasti, kad tai nėra kažkoks stebuklingas universalus įrankis, tinkantis viskam. Kad būtų pasiektas maksimalus darbo efektyvumas, verslo valdymo sistema pritaikoma konkrečiai prekybinei, paslaugų arba gamybinos įmonei.

Microsoft Dynamics NAV (anksčiau – Microsoft Navision), Sage, Odoo, SAP Business One, Oracle Netsuite – taip, capterra.com domenimis, yra išsirikiavęs pasaulyje populiariausių verslo valdymo sistemų penketukas. Kadangi šie duomenys apima tik licencijuotus sistemų vartotojus, yra pagrindo manyti, kad šiuo metu pasaulyje populiariausia verslo valdymo sistema visgi yra Odoo (anksčiau vadinta OpenErp), mat ji vienintelė paremta atviruoju kodu ir turi nemokamą Community versiją. Dviejų populiariausių sistemų Odoo ir Microsoft Dynamics NAV funkcionalumo palyginimą galima rasti čia.

Oficialioje Odoo internetinėje svetainėje skelbiama, kad šią verslo valdymo sistemą naudoja daugiau nei 3 milijonai vartotojų. Vėlgi į šią statistiką patenka ko gero ne visi naudojantys nemokamą versiją. Bet kuriuo atveju skaičiai daro įspūdį, tai apžvelkime, kas šią sistemą daro tokią patrauklią.

„Odoo“ verslo valdymo sistema

Didžiausias Odoo pliusas – atvirasis kodas. Tai garantuoja nepriklausomybę nuo konkretaus sistemos diegėjo. Odoo sistemą tobulina tūkstančiai programuotojų visame pasaulyje, o jų kuriamų programinių modulių, išplečiančių šios verslo valdymo sistemos galimybes, skaičius šiuo metu jau siekia 15000. Moduliai laisvai prieinami Odoo tinklalapyje, dauguma jų – nemokami. Taigi naują funkcionalumą į Odoo galima įdiegti greitai ir nebrangiai. Net jei ir nerastumėte kažko identiškai atitinkančio jūsų poreikius, ne problema kurį nors modulį patobilinti arba sukurti visiškai naują, kadangi Odoo kuriama Phyton programavimo kalba, pažįstama dažnam programuotojui.

Atvirasis kodas padiktuoja ir kitą privalumą – maža kaina. Pavyzdžiui, pasirinkus Odoo Community versiją, nereikia įsigyti licencijos bei nėra jokio darbo vietų skaičiaus ir duomenų bazių skaičiaus ribojimo. Taigi pasirinktiems Odoo verslo valdymo sistemos diegėjams sumokėsite tik už sistemos įdiegimą ir adaptavimą konkrečiai jūsų verslo poreikiams, o kiek įmonės darbuotojų naudosis sistema – tik jūsų pačių reikalas.

Odoo veikia debesyje – online serveryje, todėl kompiuteriu ar telefonu pasiekiama visur, kur yra internetinis ryšys. Taigi vadovui ar bet kuriam vadybininkui 24 val. per parą netrukdomai pasiekiama visa reikalinga informacija – klientai (jų kontaktiniai duomenys, užsakymų istorija, mokėjimai, skolos), užsakymų būsenos, sandėlys ir t.t.

Be CRM, pardavimų, pirkimų, gamybos, projektų valdymo, sandėlio, apskaitos ir tūkstančių kitų modulių, Odoo turi ir elektroninės parduotuvės modulį, kas leidžia turėti vieną bendrą, visapusiškai išbaigtą ir darniai veikiančią internetinės prekybos sistemą. Beje, Statistikos departamento duomenimis, 2017-aisiais net 46,7proc. Lietuvos e-prekybininkų savo veikloje naudojo verslo valdymo sistemą. Likusieji – tiekimo grandinės valdymui, informacios rinkimui, rinkodaros analizei bei ryšių su klientais valdymui vis dar naudojo kelias atskiras informacines sistemas.

Verslo valdymo sistemos diegimo kaina skiriasi kiekvienu atveju, dažniausiai priklauso nuo IT kompanijos laiko sąnaudų. Valdymo sistemos diegimas, adaptavimas konkretiems poreikiams, paprastai trunka apie 3-6 mėnesius ar net daugiau. Nenuostabu, kad labiausiai sistema išbrangsta tuomet, kai prireikia integracijų su kitomis kliento naudojamomis sistemomis – pvz., internetine parduotuve, buhalterinės apskaitos ir kitomis informacinėmis sistemomis, kurių dėl tam tikrų priežasčių klientas atsisakyti nenori. Visgi prasidėjusi 4-oji pramonės revoliucija, dar žinoma kaip „Industry 4.0“, neabejotinai palies daugumą įmonių, ypač gamybinių – konkurencinėje kovoje laimės tos, kurios investuos į automatizavimą. Todėl vertinant verslo valdymo sistemos įdiegimo kainą, verta paskaičiuoti, kiek laiko perspektyvoje kainuos jos neturėjimas.

ES parama gamybos įmonių modernizavimui

Labai mažos, mažos ir vidutinės Lietuvos gamybos įmonės 2018-aisiais gali suskubti pasinaudoti Europos Sąjungos parama pagal priemonę Nr. 03.3.1-LVPA-K-854 „Pramonės skaitmenizavimas LT“, tokiu būdu įmonėse verslo valdymo sistema gamybai gali būtų įdiegta už tikrai gerą kainą. LR Ūkio ministerija planuoja skelbti kvietimą 2018 m. I-ąjį ketvirtį, kvietimas bus paskelbtas paramą administruojančios Lietuvos verslo paramos agentūros tinklalapyje lvpa.lt.